Una situación más común de lo que parece: entras al Calendario de un recurso (una sala de reuniones, por ejemplo) y ves eventos organizados por alguien que ya no trabaja en la empresa. Nadie puede modificarlos ni cancelarlos. A eso se le conoce como eventos huérfanos.
Si el administrador de la consola de Google Workspace ha eliminado usuarios sin revisar qué eventos tenía organizados, es posible que te topes con este problema. En este artículo te explicamos qué son estos eventos huérfanos, por qué se quedan ahí y cómo puedes deshacerte de ellos de una vez por todas.
¿Qué es un evento huérfano?
Cuando eliminas un usuario en Google Workspace, su cuenta se borra pero sus eventos no desaparecen del todo. Google elimina los eventos de su calendario principal pasados 30 días. Sin embargo, los eventos que el usuario organizó y en los que hay otros invitados (personas o recursos, como salas) siguen presentes en los calendarios de esos invitados. Es resumen, el organizador ya no existe pero los invitados siguen viendo el evento y nadie puede modificarlo.
Esto crea un “evento huérfano”: una reunión que existe sin un organizador. No se puede mover, no se puede cancelar y puede generar conflictos con la reserva de salas o confusión en los equipos.
¿Cómo se eliminan estos eventos?
La solución es bastante manual, pero efectiva.
Opción 1: Eliminar el evento manualmente desde el calendario del recurso
Si el evento aparece en una sala o recurso, el gestor del calendario del recurso puede eliminarlo manualmente. Por defecto, los recursos en Google Workspace tienen un propietario, normalmente el administrador, o alguien a quien se le dio permisos explícitos para gestionar el calendario.
- Abre Google Calendar con la cuenta del gestor del recurso.
- Busca el evento (puede que necesites filtrar por fecha).
- Elimínalo directamente desde ahí.
Consejo: Si no sabes quién es el gestor, puedes comprobarlo desde la consola de administración.
Opción 2: Los invitados eliminan el evento de sus calendarios
Los usuarios que aparecen como invitados también pueden eliminar el evento de su propio calendario. Aunque no tengan permisos de edición, sí pueden quitarse como asistentes y con ello eliminarlo de su vista.
Cómo evitar esto en el futuro
Como siempre, lo mejor es prevenir. Google permite hacer una serie de acciones antes de eliminar a un usuario:
- Puedes transferir la propiedad de los eventos futuros a otro usuario antes de eliminar al original.
- También puedes eliminar o gestionar eventos futuros desde la consola de administración o mediante herramientas como Google Takeout for Admins.
Durante el proceso de baja de un empleado, es buena idea:
- Revisar su calendario.
- Transferir o cancelar los eventos importantes (especialmente si son recurrentes o tienen salas asociadas).
- Informar a los invitados si es necesario.
En definitiva, los eventos huérfanos son molestos, pero tienen solución. Lo más importante es entender cómo se generan, saber quién tiene permisos para eliminarlos y establecer un buen protocolo de salida para usuarios.
Como admin, tu mejor arma es la prevención. Documenta bien el proceso de baja de usuarios y asegúrate de revisar su calendario antes de eliminar la cuenta. Te ahorrarás más de un dolor de cabeza.