Cuando se intenta añadir a una Unidad compartida a un usuario que no tiene cuenta de Google, aparece un mensaje de error como:
“Permiso denegado. Puede que tu acceso haya cambiado”
Este mensaje puede llevar a pensar que se trata de un fallo del sistema, de un problema temporal o de un error de configuración. Sin embargo, este comportamiento es totalmente intencionado y está documentado por Google. La realidad es que no se puede añadir como miembro de una Unidad compartida a un usuario que no tenga cuenta de Google.
En este artículo analizaremos por qué ocurre esto, qué opciones tienes para colaborar con personas sin cuenta de Google y qué prácticas se recomiendan en entornos de trabajo colaborativos.
¿Por qué no se pueden añadir usuarios sin cuenta Google?
Las Unidades compartidas (Shared Drives) están pensadas para el trabajo colaborativo dentro de organizaciones. A diferencia de “Mi unidad”, en las Unidades compartidas los archivos no pertenecen a usuarios individuales, sino al equipo. Esto implica mayores controles de seguridad, acceso y gestión.
Para garantizar la trazabilidad y seguridad de la información en estos espacios, Google requiere que todo usuario añadido a una Unidad compartida tenga una cuenta de Google válida. Esto se aplica tanto a usuarios internos como a externos a la organización. Google lo explica de esta manera en su documentación oficial:
“Si tu organización lo permite, puedes añadir usuarios externos a una unidad compartida siempre que tengan una dirección de correo asociada a una cuenta de Google.”
Esto significa que no basta con tener un correo electrónico funcional (como @hotmail.com o @empresa.com): ese correo debe estar vinculado a una cuenta de Google.
¿Cómo saber si un correo tiene cuenta de Google?
Muchos usuarios creen que necesitan una dirección @gmail.com para colaborar en Google Drive, pero eso no es cierto. Google permite crear una cuenta usando cualquier dirección de correo electrónico. Por ejemplo, puedes tener una cuenta de Google con tu dirección usuario@miempresa.com, sin necesidad de cambiar tu proveedor de correo.
Para comprobar si una dirección ya está asociada a una cuenta de Google, basta con intentar iniciar sesión en accounts.google.com. Si no está registrada, Google dará la opción de crear una cuenta nueva con esa dirección. Esto es útil para organizaciones externas que desean colaborar contigo en una Unidad compartida sin cambiar sus correos habituales.
Alternativas para colaborar con usuarios sin cuenta Google
Aunque no se puede añadir a un usuario sin cuenta de Google como miembro de una Unidad compartida, sí hay formas de compartir archivos específicos de forma segura y temporal:
Opción 1: Uso de “visitor sharing” (compartir con visitantes)
Google ofrece la posibilidad de compartir archivos con visitantes. Esta funcionalidad permite enviar un documento individual a una dirección de correo sin cuenta de Google, usando un sistema de verificación por PIN. ¿Cómo funciona?
- Compartes el archivo con la dirección del usuario externo.
- Esa persona recibe un correo con un enlace y un código PIN.
- Una vez verificado, podrá ver, comentar o editar el documento (según permisos) durante 7 días.
- Pasado el plazo, puede repetir el proceso con el mismo enlace.
Este método no añade al usuario como miembro de la unidad, pero es muy útil para colaboraciones puntuales o revisión de documentos.
Opción 2: Compartir desde “Mi unidad”
Si necesitas compartir varios archivos o carpetas con alguien sin cuenta de Google, puedes hacerlo desde “Mi unidad”, ya que en este espacio no se requiere pertenencia a una organización ni tener una cuenta de Google para acceder (aunque hay restricciones de edición).
Desde “Mi unidad” se pueden compartir archivos con cualquier dirección de correo, o incluso generar enlaces de acceso público (aunque esto último puede no ser recomendable en entornos profesionales).
¿Qué hacer si el usuario necesita colaborar de forma completa?
Si el usuario externo necesita más que acceso temporal —por ejemplo, subir archivos, organizar carpetas o trabajar como parte del equipo— entonces necesita tener una cuenta de Google. Hay dos caminos posibles:
- Crear una cuenta de Google con su correo actual. Ideal para usuarios externos que no desean cambiar de dirección de correo. Un usuario invitado puede tener una dirección de correo electrónico asociada a una cuenta de Google usando una dirección de correo actual, no es necesario crear una cuenta Gmail.
- Crear una cuenta de Google Workspace externa o invitarlo como usuario colaborador en tu dominio, si tu organización lo permite.
Ahora ya sabes que no poder añadir a usuarios sin cuenta de Google a una Unidad compartida es una medida de seguridad y control por parte de Google para garantizar una colaboración más segura y estructurada.
Este comportamiento solo afecta a las Unidades compartidas. En el caso de Mi unidad, los archivos se pueden compartir directamente con cualquier dirección de correo, aunque con limitaciones según el tipo de cuenta.
Para que un usuario tenga acceso de edición o sea miembro de una Unidad compartida, es obligatorio que su correo esté vinculado a una cuenta Google.