Imagina que estás a punto de enviar un correo en Gmail, empiezas a teclear el nombre del compañero o compañera al que se lo vas a enviar, y de repente, la función de autocompletar te sugiere la dirección de correo o el nombre antiguo de esa persona.
Esa dirección o nombre que usaba antes de que le cambiaran el nombre en el sistema o le asignaran una nueva dirección.
Vamos a desgranar por qué ocurre esto tan a menudo en entornos de Google Workspace y, lo más importante, cómo podemos ponerle remedio. Aunque para ello, tendrás que prepararte para limpiar tus listas de contactos obsoletos.
El misterio de la información antigua
Muchos piensan que si el administrador de la consola de Google cambia la información de un usuario en el Directorio central, ese cambio debería propagarse instantáneamente a todos los rincones y dispositivos de la organización. Y sí, en teoría, para el Directorio sí es así.
El Directorio de Google Workspace es la lista maestra oficial de los usuarios de tu organización, y se actualiza automáticamente.
Los nombres suelen reflejarse de inmediato y las direcciones de correo electrónico también, a menos que la dirección antigua se mantenga como un alias (de esto hablaremos más adelante).
Pero si el Directorio está al día, ¿por qué seguimos viendo información obsoleta en Gmail o en la app de Contactos? Aquí viene la clave, y es un detalle que a menudo pasamos por alto: Nuestros contactos personales.
Según la documentación de soporte de Google, si ves información incorrecta o desactualizada para un usuario, a menudo se debe a que tú, el usuario que está viendo la información, tienes a esa persona agregada en tus «Contactos» personales de Gmail o en la lista de «Otros contactos» / «Contactados con frecuencia» con datos antiguos.
Esto significa que Google Workspace gestiona diferentes tipos de listas de contactos, y cada una tiene su propia lógica de actualización.
A tener en cuenta sobre las listas de Contactos
Para entender completamente el problema y la solución, tenemos que diferenciar cómo se comportan estas distintas categorías de contactos:
- Contactos (tus contactos personales): Esta es tu agenda privada dentro de Google. Aquí guardas contactos de tu vida privada y también a tus compañeros de trabajo si los has añadido manualmente o los has guardado alguna vez. El comportamiento de actualización aquí es crucial: debe actualizarse manualmente. Si no lo haces, tu lista de Contactos seguirá mostrando el nombre y la dirección de correo electrónico antiguos del usuario para siempre, o al menos hasta que intervengas.
Esta es la causa número uno de ver información obsoleta. - Directorio: Como mencionamos antes, esta es la lista oficial de la organización. Se actualiza automáticamente. Si un administrador cambia el nombre o la dirección de un usuario en la consola de administración, esos cambios se reflejarán aquí. Los nombres se actualizan inmediatamente y las direcciones de correo electrónico también, a menos que la antigua se mantenga como alias, en cuyo caso puede tardar un par de días en mostrar la nueva como principal.
- Otros contactos y Contactados con frecuencia: Esta lista es un poco más esquiva. Google la completa automáticamente con las direcciones de correo a las que envías mensajes frecuentemente. Piensa en ella como una caché de direcciones usadas recientemente o con frecuencia.
Para esta categoría, la actualización también depende, en gran medida, de una acción manual (del remitente). Si envías un correo electrónico a la nueva dirección de un contacto que cambió, la nueva dirección se agregará automáticamente a «Otros contactos». ¡Genial, ¿no?! Bueno, sí, pero la dirección anterior también permanece en esta lista hasta que la elimines manualmente.
Esto es clave, porque el autocompletar de Gmail, esa función tan útil que te sugiere destinatarios mientras escribes, también basa sus sugerencias en conversaciones anteriores. Así que, aunque envíes correos a la nueva dirección, la información antigua puede seguir apareciendo en las sugerencias durante unos días hasta que Gmail se haya usado y «entrenado» completa y correctamente con los nuevos datos.
Hablemos sobre el alias
Un escenario muy común cuando se cambia la dirección de correo de un usuario (por ejemplo, de nombre.apellido@empresa.com a inicial.apellido@empresa.com) es que la dirección antigua se mantenga como un alias. Esto se hace para que los correos enviados a la dirección antigua sigan llegando al buzón del usuario con la nueva dirección.
Sin embargo, el alias tiene su truco, especialmente cuando la gente te sigue escribiendo a la dirección antigua. Recibirás el correo sin problema en tu buzón (el asociado a la nueva dirección), pero aquí viene el detalle: al contestar a ese correo (especialmente si usas «Responder a todos»), Gmail a menudo añade automáticamente el alias (la dirección antigua) en el campo «Para» o «CC» de tu respuesta.
Esto es algo que debes quitar a mano antes de enviar la respuesta si no quieres perpetuar el uso de la dirección antigua.
Además, el hecho de que otros usuarios sigan enviando correos a la dirección antigua (el alias) puede seguir reforzando la presencia de esa dirección en sus listas de «Otros contactos».
Ok, ya entendemos el problema. Ahora ¿cómo se soluciona?
La solución pasa principalmente por la acción del usuario que ve la información antigua. Como son los remitentes los que deben actualizar sus contactos para dejar de escribir a la dirección antigua, aquí van algunas estrategias y pasos:
Para el usuario que ve la información obsoleta
- Actualiza tus Contactos personales.
- Ve a https://contactos.google.com/ (o abre la aplicación de Contactos de Google).
- Busca a la persona en cuestión en tu lista principal de «Contactos».
- Edita la entrada y asegúrate de que el nombre y, sobre todo, la dirección de correo electrónico sean los correctos y actuales. Si ves varias entradas para la misma persona, elimina las antiguas o fusiona los contactos. Recuerda, esta lista no se actualiza sola.
- Limpia tus «Otros contactos».
- Esta lista está en la sección «Otros contactos» o «Contactados con frecuencia» en https://contactos.google.com/. Aquí es donde se acumulan las direcciones a las que has enviado correos.
- Busca la dirección antigua del usuario y elimínala manualmente. Aunque la nueva dirección se haya añadido automáticamente al enviarle un correo, la antigua permanecerá hasta que la borres. Una buena limpieza periódica aquí puede mejorar mucho la precisión del autocompletar.
- Da tiempo a Gmail para aprender.
La función de autocompletar mejora con el uso. Una vez que hayas actualizado tus contactos y empieces a enviar correos a la nueva dirección, el sistema de autocompletar debería empezar a priorizar la información correcta. Esto puede llevar unos días.
Para el usuario cuya información cambió
- Sé proactivo:
Envía correos a tus compañeros y contactos clave desde tu nueva dirección. Esto ayudará a que tu nueva dirección se agregue automáticamente a sus listas de «Otros contactos».
- Configura una respuesta automática para el alias:
Esta es una táctica muy efectiva. Puedes configurar una respuesta automática en Gmail que se active sólo para los mensajes que llegan a tu antigua dirección (la que ahora es un alias). En este mensaje, explica claramente que tu dirección de correo ha cambiado a la nueva y pide amablemente al remitente que actualice sus contactos y elimine la dirección antigua de sus listas. Esto ayuda a educar a tus contactos sobre el cambio y reduce el envío de correos a la dirección antigua, lo que a su vez ayuda a que limpien sus listas de «Otros contactos».
- Recuerda quitar el alias al responder
Como mencionamos antes, si respondes a un correo que te llegó a la dirección antigua (el alias), asegúrate de revisar los destinatarios y eliminar la dirección antigua antes de enviar tu respuesta.
Esperamos que esta guía te ayude a mantener tus listas de contactos frescas y actualizadas.