Vamos a desgranar un tema que seguramente te has encontrado si trabajas o interactúas con las herramientas de Google para empresas: la evolución de G Suite a Google Workspace. No fue solo un simple cambio de nombre, sino una transformación que buscaba adaptarse a las nuevas formas de trabajar, especialmente en entornos remotos o híbridos. Prepárate para entender qué significa este cambio y por qué es importante.
Pequeña introducción: Software como Servicio (SaaS)
Primero, hablemos un poco sobre las aplicaciones de Software como Servicio (SaaS). Estas han revolucionado nuestra manera de trabajar. A diferencia del software tradicional que necesitabas instalar en tu ordenador, las aplicaciones SaaS solo requieren una suscripción y acceso a tu cuenta para utilizarlas. Son fáciles de configurar, amigables y herramientas fantásticas para la productividad, incluso si trabajas en movilidad. Un ejemplo claro de esto es Google Workspace, que antes conocíamos como Google Apps for Work y, más recientemente, G Suite.
Un vistazo al pasado: el origen de G Suite
Retrocediendo un poco en el tiempo, G Suite fue una suite de herramientas de productividad y colaboración en la nube utilizada por más de seis millones de empresas en todo el mundo. Su origen se remonta a 2006 con el nombre de Google Apps for Your Domain, y en 2016 fue renombrada como G Suite. G Suite ofrecía un conjunto de herramientas online diseñadas para mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad. Estas aplicaciones estaban disponibles a través de la nube de Google y podías acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Muchos usuarios de G Suite consideraban que era una de las mejores soluciones de productividad disponibles en la nube. Herramientas como Hangouts, Gmail y Currents facilitaban la comunicación, mientras que aplicaciones de productividad como Docs, Sheets, Sites, Keep, Forms, Calendar y Slides ayudaban a mejorar la colaboración y la eficiencia. Además, G Suite permitía a los usuarios almacenar archivos y acceder a datos en cualquier momento y lugar a través de Google Drive.
¿Qué es Google Workspace?
Entonces, ¿qué es Google Workspace? En pocas palabras, es el nuevo G Suite. Google lo renombró el 6 de octubre de 2020 para responder a las necesidades de sus usuarios, que cada vez trabajan más de forma distribuida (remota/híbrida). Google Workspace es una colección de herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube, pensadas para empresas, instituciones y organizaciones sin fines de lucro.
Google Workspace incluye todas las herramientas populares de G Suite, como Gmail, Docs, Sheets, Slides, Contacts, Drive, Calendar, Meet, Chat, Currents, y más. La diferencia clave es que están más integradas y son mejores. Google Workspace es, de hecho, una versión evolucionada de G Suite diseñada para lograr una integración fluida entre las aplicaciones de Google, mejorando la productividad, la colaboración en equipo y la comunicación.
El cambio de nombre refleja cómo el concepto de entorno de trabajo ha cambiado drásticamente y cómo los productos de Google se han vuelto más integrados, conectados y útiles con el tiempo, según Javier Soltero, VP y GM de Google Workspace.
Tres pilares de Google Workspace
El objetivo principal de Google con Workspace es ofrecer una experiencia más unificada a través de sus herramientas de productividad y colaboración. Para ello, introdujeron tres cambios principales:
1. Una Experiencia Unificada
Google Workspace reúne todas las herramientas esenciales que necesitas para trabajar (chat, correo electrónico, llamadas de voz y video, y herramientas de gestión de contenido) en un solo lugar. Esto reduce significativamente el tiempo que pasas cambiando entre diferentes aplicaciones, crea un entorno de trabajo más cohesionado para una mejor colaboración y mejora la eficiencia del equipo.
Las funciones de acceso para invitados integradas en Chat y Drive facilitan la conexión con clientes y socios comerciales, permitiendo crear, compartir y trabajar juntos en un documento sin problemas, todo desde un único lugar. La función Meet picture-in-picture en Gmail y Chat es un esfuerzo de Google para fortalecer las conexiones humanas, permitiéndote ver y escuchar a los miembros de tu equipo mientras trabajáis juntos en una tarea.
2. Una Nueva Identidad
Google Workspace busca reflejar la profunda integración entre sus productos. Los nuevos íconos de cuatro colores que ves en Gmail, Drive, Calendar, Meet y otras herramientas representan el compromiso de la empresa con la construcción de experiencias de comunicación y colaboración integradas para todos.
3. Adecuado para un Amplio Rango de Usuarios
Como cada negocio tiene necesidades y desafíos únicos, Google Workspace busca ofrecer soluciones personalizadas que se adapten a los requisitos diversos de sus clientes. Las ediciones de Google Workspace están diseñadas para dar a los clientes más opciones y satisfacer a empresas de todos los tamaños.
Planes y versiones disponibles
Google ofrece una variedad de planes para empresas de todos los tamaños, como Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise. También hay opciones de suscripción para particulares, educación y organizaciones sin fines de lucro.
Los planes Business Starter y Business Standard incluyen características esenciales de productividad y colaboración como correos electrónicos personalizados, almacenamiento en la nube, controles de seguridad y gestión, y más. Los planes Business Plus y Enterprise proporcionan controles de seguridad y gestión mejorados, incluyendo Vault y gestión avanzada de puntos finales. Estos planes también incluyen funciones de eDiscovery y retención para fines legales y de cumplimiento normativo.
La licencia Enterprise ofrece seguridad avanzada, gestión y controles de cumplimiento, como S/MIME para la encriptación de mensajes de correo electrónico, prevención de pérdida de datos (DLP), regiones de datos y gestión de puntos finales empresariales.
Quizás te preguntes, ¿es Google Workspace gratuito? Google ofrece muchas de sus herramientas de Workspace de forma gratuita a cualquier persona con una cuenta de Google, incluyendo Gmail, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides y más.
Sin embargo, para aprovechar al máximo Google Workspace y obtener características adicionales, debes suscribirte a las versiones de pago. Con las ediciones de pago, puedes personalizar tu dirección de correo electrónico, aumentar tu espacio de almacenamiento, acceder a funciones avanzadas de seguridad y gestión, y obtener soporte premium.
De G Suite a Workspace: transición y nombres
Es importante entender que el cambio de G Suite a Google Workspace es más que un simple cambio de marca y nuevos logotipos. Por ejemplo, Google cambió los nombres de las ediciones anteriores de G Suite. La tabla que se muestra en las fuentes ilustra esto, con nombres anteriores como G Suite Enterprise ahora siendo Google Workspace Enterprise Plus, o G Suite for Education siendo Google Workspace for Education Fundamentals.
Si eres un usuario de G Suite y necesitas migrar a Google Workspace, generalmente debes actualizar o cambiar a una de las ediciones de Google Workspace.
Sin embargo, si tienes una suscripción anual o de plazo fijo activa de G Suite, tu suscripción se mantendrá sin cambios hasta que termine el período de suscripción, momento en el cual podrás migrar a Google Workspace.
La importancia de la protección de datos
Ahora, pasemos a un tema crucial: la protección de datos en Google Workspace. Aunque los centros de datos de Google están protegidos por una infraestructura y procesos de seguridad de vanguardia que los hacen prácticamente imposibles de vulnerar directamente, la arquitectura y las funciones de Google Workspace hacen que tu dominio sea vulnerable a compromisos y pérdidas de datos debido a errores humanos, errores de programación, actividad maliciosa interna, phishing y otras amenazas emergentes.
Esto se debe a lo que se conoce como el «Modelo de Responsabilidad Compartida». Según este modelo, el proveedor (Google) es responsable de la disponibilidad de la aplicación y todo lo que eso implica. Google se encarga de la integridad del centro de datos (seguridad, infraestructura y operaciones) para asegurar la disponibilidad y el rendimiento de sus servicios.
Sin embargo, tú, como cliente, eres responsable de la integridad de tu dominio, la seguridad de las credenciales de usuario y la protección de tus datos de Google Workspace. Esto significa que, si bien Google mantiene la infraestructura, tú eres el responsable de tus datos dentro de esa infraestructura.
Conclusión
En resumen, la evolución de G Suite a Google Workspace refleja un cambio importante en cómo entendemos y utilizamos las herramientas de colaboración en la nube. Google Workspace busca ofrecer una experiencia más integrada y adaptada a las necesidades actuales de un mundo laboral distribuido.
Sin embargo, esta transformación también subraya la responsabilidad continua del usuario sobre la protección de sus propios datos dentro de estas plataformas SaaS. Es aquí donde soluciones de copia de seguridad dedicadas se vuelven fundamentales para asegurar la continuidad del negocio y la tranquilidad frente a posibles pérdidas de datos.