Las unidades compartidas (Shared Drives) ofrecen una forma centralizada de almacenamiento y colaboración para equipos en Google Workspace. Sin embargo, existen ciertas diferencias y limitaciones que conviene conocer para un uso eficiente y escalable.
¿Qué es «Mi unidad»?
Mi unidad (My Drive) es el espacio de almacenamiento personal en Google Drive de cada usuario de Google Workspace. Aquí tienes control total sobre los archivos y carpetas que creas o subes. Algunos puntos clave:
Todos los archivos y carpetas en Mi unidad tienen como propietario a la cuenta del usuario que los ha creado o subido. Para colaborar, el propietario debe compartir archivos o carpetas individualmente con otras personas.
El límite de almacenamiento de elementos está determinado por la cuota de almacenamiento del usuario.
¿Qué son las unidades compartidas?
Las unidades compartidas (Shared Drives) son espacios de almacenamiento de Google Drive diseñados específicamente para equipos de trabajo dentro de una organización, ideales para equipos que necesitan compartir, editar y organizar documentos de manera centralizada.
Los archivos no tienen un propietario individual, sino que son propiedad de la unidad compartida (y, por tanto, del dominio de Google Workspace).
Puedes gestionar quién tiene acceso a todo el contenido de la unidad con diferentes niveles de permiso (administrador, gestor de contenido, colaborador, comentador o lector).
Si un usuario deja de estar en la organización, los archivos que haya creado en la unidad compartida no se eliminan ni cambian de lugar.
Diferencias clave entre Mi unidad y las Unidades Compartidas
- Propiedad de los archivos: En «Mi unidad», los archivos pertenecen al usuario que los crea. En cambio, en las unidades compartidas, los archivos pertenecen a la unidad, es decir, a la organización. Si un miembro abandona la organización, los archivos no se pierden ya que son propiedad de la unidad compartida.
- Colaboración: En las unidades compartidas basta con añadir a una persona como miembro para que tenga acceso a todo el contenido, según su rol. En «Mi unidad», el acceso se gestiona archivo por archivo o carpeta por carpeta.
Además de esas dos diferencias clave, hay otras importantes que debes conocer. Aquí tienes un resumen esquematizado:
| Características | Mi Unidad | Unidad Compartida |
|---|---|---|
| Propiedad | Archivos y carpetas pertenecen al usuario individual. | Archivos y carpetas pertenecen a la unidad compartida (y a la organización). |
| Acceso | Solo el propietario tiene acceso directo por defecto. | El acceso se gestiona a nivel de unidad, y cualquier miembro puede acceder a todo el contenido según los permisos establecidos. |
| Transferencia de propiedad | El propietario puede transferir la propiedad de archivos a otros usuarios. | No hay un propietario único, ya que los archivos pertenecen a la unidad, pero los administradores pueden gestionar permisos. |
| Colaboración | El usuario controla quién tiene acceso a sus archivos. | Facilita la colaboración entre equipos: los miembros tienen acceso a todos los archivos dentro de la unidad compartida sin necesidad de compartir cada archivo individualmente. |
| Espacio de almacenamiento | El espacio utilizado se cuenta dentro del almacenamiento personal del usuario. | El almacenamiento utilizado se cuenta dentro del espacio compartido de la organización, que depende del plan de Google Workspace. |
| Gestión de permisos | Los permisos se gestionan archivo por archivo. | Los permisos se gestionan por unidad, facilitando la administración para equipos grandes. |
| Durabilidad de los archivos | Si el propietario deja la organización o elimina el archivo, el archivo se pierde. | Los archivos no se pierden si un miembro abandona la organización, ya que son propiedad de la unidad compartida. |
| Estructura de carpetas | El usuario decide la estructura de sus carpetas y archivos. | Se puede organizar contenido en carpetas dentro de la unidad compartida, con un límite de 20 niveles de anidación. |
| Límites de miembros | No hay un límite explícito de personas que pueden tener acceso. | Puede haber hasta 50,000 miembros por unidad compartida. |
| Accesibilidad externa | Se puede compartir con usuarios fuera de la organización. | Las unidades compartidas están restringidas a usuarios dentro de la misma organización, a menos que se habiliten permisos especiales. |
Límites de las Unidades Compartidas
Aunque las unidades compartidas no tienen un límite de almacenamiento por sí mismas, sí están sujetas a restricciones importantes:
- Número máximo de elementos: 500.000 archivos y carpetas por unidad compartida (fuente).
- Profundidad máxima de carpetas: Hasta 20 niveles de carpetas anidadas. Sin embargo, Google recomienda no usar más de 5 niveles para evitar confusión y errores.
- Número máximo de miembros: 50.000 individuos, incluyendo usuarios y miembros de grupos.
- Colaboración en archivos individuales: Hasta 100 personas pueden editar simultáneamente un archivo de Google Docs, Sheets o Slides. Si hay más de 100 personas accediendo, solo el propietario y algunos editores podrán seguir editando.
Solo para administradores
Cómo consultar el uso de espacio de las Unidades Compartidas
Desde la consola de administración, puedes acceder a esta información:
Ruta: Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos > Administrar Unidades Compartidas
Los campos disponibles en esta vista son:
- Nombre de la unidad compartida
- Unidad organizativa
- Estado
- Fecha de creación
- Creador
- Almacenamiento utilizado (GB)
- Límite de almacenamiento (visible si la unidad compartida no tuviera límites)
- Porcentaje límite de elementos
- ID de la unidad compartida
En resumen, Mi unidad es ideal para la gestión personal de archivos, donde el usuario tiene control total sobre el acceso y la propiedad. En cambio, las unidades compartidas están pensadas para facilitar la colaboración en equipo, con una estructura centralizada y control de permisos a nivel de unidad, permitiendo un acceso más organizado y eficiente.
Elegir entre Mi unidad y las unidades compartidas depende del tamaño del equipo, la cantidad de archivos y las necesidades de colaboración. Mientras que Mi unidad ofrece más control individual, las unidades compartidas son la opción perfecta para grupos y organizaciones que necesitan gestionar recursos de manera colectiva.